Konwertuj OLF na PDF

Odbiorcy często potrzebują pliku PDF, ponieważ nie mają programu OyezForms albo wypełniony formularz musi zostać wydrukowany, wysłany pocztą elektroniczną lub zachowany jako stały zapis. Eksportowanie zapobiega również zmianie wprowadzonych danych formularza w oryginalnym pliku .olf przez odbiorców.

Formaty OLF i PDF

Plik .olf jest zastrzeżonym plikiem formularza OyezForms używanym przez użytkowników OyezForms do przechowywania układu formularza i wprowadzonych danych. Nie jest to ogólny format dokumentów biurowych, a zmiana jego rozszerzenia nazwy pliku nie sprawi, że będzie on możliwy do odczytu jako plik PDF, Word lub LibreOffice.

PDF jest formatem opisu strony obsługiwanym przez Adobe Acrobat Reader, przeglądarki internetowe, macOS Preview oraz standardowe systemy drukowania. Zachowuje rozmiar strony, układ, grafiki i drukowany tekst bardziej spójnie niż plik OLF udostępniony bez programu OyezForms. Plik PDF może zawierać zaznaczalny i przeszukiwalny tekst, osadzone czcionki, podpisy cyfrowe oraz dane archiwalne PDF/A, jeśli oprogramowanie eksportujące obsługuje te funkcje.

Eksportowanie z OyezForms

Użyj programu OyezForms do konwersji pliku OLF. Instalacja OyezForms zawiera komponent drukowania/eksportowania do PDF w obsługiwanych wersjach; jest to właściwa metoda konwersji, ponieważ rozpoznaje zastrzeżone dane formularza.

1. Pozostaw oryginalny plik .olf bez zmian i otwórz jego kopię w programie OyezForms.
2. Sprawdź, czy wszystkie wypełnione pola, strony, załączniki lub odwołana zawartość oraz obliczenia formularza są wyświetlane prawidłowo.
3. Użyj File → Export i wybierz opcję eksportu do PDF udostępnioną przez OyezForms. Wybierz folder wyjściowy i nazwę pliku, a następnie zapisz plik PDF.
4. Jeśli zainstalowana wersja nie ma polecenia eksportu, ale umożliwia wydrukowanie wypełnionego formularza, użyj File → Print i wybierz drukarkę PDF OyezForms lub Microsoft Print to PDF w systemie Windows. Przed zapisaniem potwierdź rozmiar papieru, orientację, zakres stron i skalowanie.
5. Otwórz plik PDF w programie Acrobat Reader lub przeglądarce i porównaj każdą stronę z formularzem wyświetlanym w OyezForms.

Poproś nadawcę o wyeksportowanie pliku, jeśli program OyezForms jest niedostępny, formularz wymaga innej wersji OyezForms lub plik OLF nie otwiera się prawidłowo. Jeśli edycja nie jest wymagana, nadawca powinien przekazać wyeksportowany plik PDF zamiast pliku OLF.

Ograniczenia konwersji online i konwersji z użyciem narzędzi innych firm

Nie należy używać ogólnych konwerterów online do plików OLF programu OyezForms. Renomowane usługi PDF, takie jak narzędzia online Adobe Acrobat, konwertują wyłącznie popularne formaty po utworzeniu przez zgodną aplikację pliku źródłowego przeznaczonego do drukowania lub obsługiwanego formatu; nie interpretują danych formularzy OyezForms. Przesyłanie formularzy prawnych, osobowych, finansowych lub wewnętrznych do niezweryfikowanej witryny konwersji stwarza również ryzyko naruszenia poufności i nieprawidłowego przechowywania danych.

LibreOffice, Microsoft Word i zwykłe edytory PDF nie zapewniają niezawodnej ścieżki importu OLF. Nie otwieraj pliku OLF jako zwykłego tekstu i nie zmieniaj nazwy form.olf na form.pdf.

Uwagi dotyczące danych wyjściowych i zgodności

Pliki PDF utworzone z wypełnionych formularzy OyezForms są zwykle spłaszczone: wartości wprowadzonych pól pozostają widoczne, ale odbiorcy nie mogą edytować oryginalnych pól formularza do wypełniania w OyezForms. Zachowaj osobno źródłowy plik OLF, jeśli później konieczne będą poprawki.

Natywny eksport OyezForms do PDF jest preferowany względem drukowania, jeśli jest dostępny, ponieważ z większym prawdopodobieństwem zachowuje jakość tekstu i położenie elementów na stronie. Funkcja drukowania do PDF przechwytuje wyłącznie dane przeznaczone do wydruku i może pominąć elementy interaktywne, zawartość widoczną tylko na ekranie lub dane, które nie zostały umieszczone na drukowanym formularzu.

Jeśli tekst, kody kreskowe, podpisy lub podziały stron różnią się w pliku PDF, sprawdź wybraną drukarkę, rozmiar papieru, orientację i skalowanie; użyj skalowania 100%, chyba że wydawca formularza określił inne ustawienie. Jeśli plik PDF składa się ze zeskanowanych lub zrasteryzowanych stron, OCR może dodać przeszukiwalny tekst, ale nie przywraca edytowalnych pól OyezForms i wynik należy sprawdzić.