Konwertuj EDOC na PDF

Odbiorcy często proszą o PDF, gdy ich system ewidencji, przeglądarka lub drukarka nie może otworzyć podpisanego kontenera .edoc. Bezpieczne podejście zazwyczaj polega na wcześniejszym wyodrębnieniu oryginalnego dokumentu, a następnie wyeksportowaniu go do PDF przy jednoczesnym zachowaniu podpisanego kontenera jako dowodu.

Czym jest plik EDOC

.edoc nie jest uniwersalnym formatem plików. To rozszerzenie jest używane przez niektóre zastrzeżone systemy dokumentów elektronicznych. Na Łotwie jest powszechnie kojarzone z cyfrowo podpisanymi kontenerami dokumentów elektronicznych używanymi w ekosystemie eParaksts przez mieszkańców, firmy i organizacje sektora publicznego.

Łotewski kontener eDoc może zawierać jeden lub więcej oryginalnych plików wraz z podpisami kryptograficznymi, certyfikatami, znacznikami czasu i metadanymi podpisu. Nie musi być dokumentem stronicowanym, który można bezpośrednio konwertować tak jak plik programu Word. Starsze estońskie podpisane kontenery zwykle używają rozszerzenia .ddoc; bieżące bałtyckie systemy podpisywania mogą również używać rozszerzeń .bdoc, .asice lub innych kontenerów opartych na ASiC.

Nie zmieniaj nazwy file.edoc na file.pdf. Spowoduje to jedynie zmianę rozszerzenia nazwy pliku i sprawi, że plik stanie się bezużyteczny.

Co zapewnia PDF

PDF przechowuje stałe strony, czcionki, obrazy i układ, zapewniając spójne wyświetlanie i drukowanie w różnych systemach operacyjnych i przeglądarkach. Prawidłowo wyeksportowany PDF może zachować zaznaczalny tekst, hiperłącza, zakładki i tagi dostępności; PDF utworzony przez drukowanie może utracić te elementy.

PDF/A to przeznaczony do archiwizacji podzbiór PDF używany przez niektóre archiwa i systemy ewidencji dokumentów administracji publicznej. Używaj go tylko wtedy, gdy system odbiorcy lub zasady przechowywania wymagają określonego poziomu PDF/A.

Konwertowanie podpisanego kontenera eDoc

1. Zachowaj oryginalny plik .edoc bez zmian. Zawiera on dowody podpisu i może być potrzebny do późniejszej weryfikacji.
2. Otwórz kontener za pomocą oficjalnego oprogramowania lub usługi eParaksts wskazanej przez nadawcę albo innego narzędzia, które wyraźnie obsługuje dokładnie ten wariant eDoc.
3. Przed wyodrębnieniem plików zweryfikuj kontener, jeśli status podpisu ma znaczenie. W razie potrzeby zapisz wynik weryfikacji, podpisującego i znacznik czasu w dokumentacji sprawy.
4. Wyodrębnij lub pobierz zawarty w kontenerze oryginalny dokument. Jeśli jest już plikiem PDF, konwersja nie jest wymagana.
5. Otwórz wyodrębniony plik w jego macierzystej aplikacji i użyj polecenia File → Export → Create PDF lub File → Save As → PDF. Na przykład użyj Microsoft Word w przypadku plików .docx oraz LibreOffice w przypadku obsługiwanych dokumentów biurowych.
6. Jeśli eksport jest niedostępny, użyj polecenia File → Print i wybierz Microsoft Print to PDF w systemie Windows albo PDF → Save as PDF w oknie drukowania systemu macOS.

Nie używaj drukarki PDF do konwertowania samego podpisanego kontenera, jeśli wymagana jest ważność podpisu. Drukowanie tworzy kopię wizualną, a nie plik PDF zawierający oryginalny podpis kontenera. Obraz podpisu, oświadczenie o podpisaniu lub szczegóły certyfikatu widoczne na stronie nie są ważnym podpisem kryptograficznym nowego pliku PDF.

DigiDoc4 jest przede wszystkim kojarzony z estońskimi kontenerami DigiDoc i nie należy zakładać, że otworzy każdy łotewski plik .edoc. W przypadku kontenerów wydanych przez eParaksts używaj oficjalnych łotewskich narzędzi eParaksts albo potwierdź zgodność z organizacją, która wysłała plik.

Konwertowanie innych zastrzeżonych plików EDOC

Jeśli plik nie jest łotewskim podpisanym kontenerem, przed próbą konwersji ustal aplikację, która go utworzyła. Sprawdź nadawcę, właściwości pliku, dokumentację systemu ewidencji lub użyj narzędzia do analizy nagłówka pliku. Następnie otwórz go w aplikacji źródłowej i wyeksportuj lub wydrukuj do PDF.

W przypadku niepoufnego, niepodpisanego pliku w zastrzeżonym formacie można rozważyć usługę internetową, taką jak CloudConvert lub Zamzar, ale tylko wtedy, gdy wyraźnie wymienia ona obsługę dokładnego formatu EDOC i jego producenta. Najpierw prześlij próbkę przeznaczoną do jednorazowego użycia i sprawdź wynikowy PDF. Nie przesyłaj podpisanych, prawnych, medycznych, finansowych, tożsamościowych ani poufnych dokumentów do publicznego konwertera bez zgody wymaganej przez obowiązujące zasady bezpieczeństwa.

Kontrola jakości i zgodności

Preferuj natywny eksport do PDF zamiast drukowania do PDF, ponieważ eksport z większym prawdopodobieństwem zachowa tekst możliwy do przeszukiwania, hiperłącza, rozmiar strony, zakładki i osadzone czcionki. Sprawdź końcowy PDF przy powiększeniu 100% pod kątem brakujących znaków, zastąpionych czcionek, podziałów tabel, kodów kreskowych, pieczęci, stempli i obróconych stron.

Zeskanowane oryginały tworzą PDF-y zawierające wyłącznie obrazy, chyba że zastosowano OCR. Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader i inne narzędzia OCR mogą dodać tekst możliwy do przeszukiwania, ale OCR może błędnie odczytać nazwiska, liczby i znaki diakrytyczne; porównaj treść o znaczeniu krytycznym ze skanem.

Jeśli eDoc ma znaczenie prawne lub audytowe, zachowaj oba pliki: oryginalny .edoc do weryfikacji podpisu oraz PDF do wyświetlania, drukowania lub przesłania. Jeśli wyodrębniony plik był już cyfrowo podpisanym dokumentem PDF, zachowaj ten oryginalny PDF osobno, zamiast zastępować go kopią wydrukowaną do pliku.