Konwertuj XLS na VSD

Arkusz kalkulacyjny w starszym formacie może wymagać przedstawienia jako edytowalny diagram Visio w celu utworzenia mapy procesu, schematu organizacyjnego lub układu sieci. Cel .vsd jest również wymagany, gdy odbiorca lub archiwum korzysta ze starszej instalacji Visio.

Czym jest format XLS

XLS to binarny format skoroszytu programu Microsoft Excel z wersji Excel 97–2003. Może zawierać arkusze, formuły, formatowanie, wykresy, nazwane zakresy i makra VBA. Program Excel tworzy pliki XLS, natomiast LibreOffice Calc i inne aplikacje arkuszy kalkulacyjnych mogą je otwierać i zapisywać. XLS nadal jest często używany w starszych archiwach biznesowych, eksportowanych raportach i systemach powstałych przed wprowadzeniem formatu .xlsx.

Czym jest format VSD

VSD to binarny format rysunków Microsoft Visio używany przez Visio 2003–2010 i obsługiwany w celu zapewnienia zgodności przez nowsze wersje desktopowe. Przechowuje edytowalne kształty, łączniki, tekst, strony, warstwy, szablony oraz właściwości diagramu. VSD jest odpowiedni dla schematów blokowych, planów pomieszczeń, schematów organizacyjnych, diagramów procesów i diagramów sieci przeznaczonych dla starszej wersji Visio. Współczesne procedury pracy w Visio zwykle wykorzystują format .vsdx, który bardziej niezawodnie zachowuje nowsze funkcje.

Jak przeprowadzić konwersję

Nie istnieje ogólna konwersja jeden do jednego z komórek arkusza kalkulacyjnego na kształty Visio. Arkusz musi zawierać zależności między elementami diagramu albo diagram należy utworzyć ręcznie.

Generowanie diagramu na podstawie uporządkowanych danych

1. Otwórz plik XLS w programie Excel i sprawdź, czy dane mają nagłówki kolumn, spójne wartości oraz czy w głównej tabeli nie ma scalonych komórek. Pozostaw oryginalny plik bez zmian.
2. Jeśli zainstalowana wersja Visio nie akceptuje starszych plików XLS do wizualizacji danych, zapisz kopię roboczą za pomocą polecenia File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx). XLSX nie może przechowywać makr VBA, dlatego zachowaj plik XLS lub użyj formatu obsługującego makra, jeśli makra te muszą zostać zachowane.
3. Otwórz aplikację Microsoft Visio desktop i wybierz szablon Data Visualizer, taki jak Basic Flowchart lub Cross-Functional Flowchart, za pomocą File → New.
4. Wybierz Create from Data lub Data → Create from Data, wskaż skoroszyt i przypisz wymagane pola. W zależności od szablonu mogą to być identyfikator procesu lub kształtu, identyfikator następnego kroku, typ kształtu, etykieta oraz osoba odpowiedzialna.
5. Przejrzyj wygenerowane strony w programie Visio. Popraw przypisania kształtów, kierunki łączników, etykiety i układ; zależności w arkuszu określają wynik, a zwykłe dane tabelaryczne nie stają się automatycznie znaczącym diagramem.
6. Zapisz edytowalny plik główny jako diagram.vsdx za pomocą File → Save As. Następnie wybierz Visio 2003-2010 Drawing (*.vsd) i zapisz osobną kopię zgodności jako diagram.vsd.

Dostępność funkcji Data Visualizer zależy od edycji i wersji programu Visio. Jeśli szablon lub polecenie Create from Data są niedostępne, utwórz rysunek ręcznie albo użyj kontrolowanego skryptu opartego na modelu obiektowym Visio.

Ręczne tworzenie rysunku

Jeśli skoroszyt zawiera pomiary, dane finansowe, zapasy lub inne tabele zamiast zależności między procesami, określ elementy i zależności, które mają zostać przedstawione, a następnie narysuj je za pomocą kształtów i łączników Visio. Kopiowanie komórek do Visio zazwyczaj tworzy wklejoną tabelę lub osadzony obiekt Excel, a nie natywną geometrię Visio.

Aby osadzić arkusz kalkulacyjny zamiast tworzyć diagram, użyj w Visio polecenia Insert → Object → Create from File i wybierz plik XLS. Spowoduje to umieszczenie skoroszytu na rysunku, ale nie przekonwertuje jego komórek na edytowalne kształty Visio; edytowanie osadzonej zawartości może wymagać programu Excel.

Usługi konwersji online

CloudConvert i Convertio to uznane usługi ogólnego przeznaczenia, jednak obecność XLS i VSD na liście obsługiwanych formatów online nie gwarantuje utworzenia natywnego, edytowalnego rysunku Visio. Wiele usług tworzy plik PDF, obraz lub jedynie zmienia nazwę pliku zamiast wygenerować prawidłowy plik VSD. Korzystaj z usługi online tylko wtedy, gdy wyraźnie obsługuje tę parę formatów, przetestuj wynik na niepoufnym przykładzie i otwórz go w Visio przed rozpoczęciem pracy. Programy Excel i Visio w wersjach desktopowych są bezpieczniejszym wyborem w przypadku poufnych skoroszytów oraz zachowania struktury diagramu.

Ograniczenia jakości i zgodności

• Formuły, wykresy, makra, tabele przestawne, ustawienia drukowania i formatowanie skoroszytu nie stają się odpowiadającymi im obiektami Visio. Zachowaj źródłowy plik XLS lub XLSX razem z plikiem VSD.
• Zapisanie bieżącego rysunku jako VSD może usunąć lub zmienić nowsze motywy, grafiki danych, kontenery, metadane kształtów i inne funkcje wykraczające poza możliwości starszego formatu.
• Otwórz zapisany plik VSD w najstarszej wersji Visio, która musi go obsługiwać, i sprawdź każdą stronę, łącznik, czcionkę oraz osadzony obiekt.
• Używaj VSD wyłącznie w celu zapewnienia zgodności ze starszymi wersjami. Używaj VSDX jako formatu roboczego, jeśli wszyscy odbiorcy korzystają z aktualnego Visio.