Konwertuj XLS na ASCII

Starsze aplikacje, instrumenty naukowe, komputery mainframe i skrypty wiersza poleceń mogą akceptować wyłącznie rozdzielany zwykły tekst zamiast skoroszytu programu Excel. Konwersja skoroszytu tworzy mniejszy plik, który można przesyłać, archiwizować lub importować do systemów nieobsługujących formatów arkuszy kalkulacyjnych.

Czym jest format XLS

.xls to binarny format skoroszytu programu Microsoft Excel, używany głównie przez programy Excel 97–2003 i zgodne programy arkuszy kalkulacyjnych. Plik XLS może zawierać wiele arkuszy, formuły, formatowanie, wykresy, komentarze, nazwane zakresy, makra i osadzone obiekty.

Programy Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc i inne aplikacje arkuszy kalkulacyjnych mogą otwierać pliki XLS. Ponieważ skoroszyt XLS nie jest pojedynczą tabelą zwykłych danych, konwersja musi określać, który arkusz ma zostać wyeksportowany oraz jak reprezentować jego komórki.

Co oznacza ASCII

ASCII to 7-bitowe kodowanie znaków i reprezentacja zwykłego tekstu, a nie kontener arkusza kalkulacyjnego. Standard ASCII obejmuje 128 znaków: znaki sterujące, litery, cyfry, znaki interpunkcyjne i spacje. Plik tekstowy ASCII nie zawiera formuł, czcionek, kolorów, metadanych scalonych komórek, wykresów, obrazów ani wielu arkuszy.

Dane z arkusza kalkulacyjnego są zwykle zapisywane jako rekordy rozdzielane tabulatorami lub przecinkami. Plik taki jak customers.txt może używać jednego wiersza na rekord i tabulatora między polami; plik customers.csv zwykle używa przecinków, cudzysłowów i określonych reguł zapisu znaków specjalnych. CSV jest często potocznie nazywany ASCII, ale ściśle rzecz biorąc jest ASCII tylko wtedy, gdy każdy znak mieści się w 7-bitowym zakresie ASCII.

Zwykły tekst współpracuje ze starszymi programami importującymi, narzędziami Unix, modułami ładującymi bazy danych, urządzeniami o stałym formacie, systemami kontroli wersji i procedurami archiwizacji. Jest czytelny dla człowieka i niezależny od oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych, ale nie może zachować struktury skoroszytu.

Jak przekonwertować XLS na ASCII

Za pomocą Microsoft Excel

1. Otwórz skoroszyt i wybierz arkusz, który chcesz wyeksportować. Formaty tekstowe programu Excel zazwyczaj eksportują tylko aktywny arkusz.
2. Wybierz File → Save As, wskaż miejsce docelowe i wybierz Text (Tab delimited) (*.txt).
3. Zapisz plik, na przykład jako report.txt, i zaakceptuj ostrzeżenie dotyczące funkcji, których nie można zapisać w formacie tekstowym.
4. Otwórz wynik w edytorze zwykłego tekstu i sprawdź separatory, zakończenia wierszy, daty, separatory dziesiętne oraz kodowanie znaków.

Aby uzyskać dane rozdzielane przecinkami, wybierz CSV (Comma delimited) (*.csv). CSV często lepiej nadaje się do importowania do baz danych, ale wynikowy plik nie musi być ścisłym ASCII; jego kodowanie może być systemową stroną kodową lub wariantem zgodnym z Unicode. Jeśli system docelowy wymaga tabulatorów, użyj opcji rozdzielania tabulatorami zamiast zmieniać nazwę pliku CSV.

Za pomocą LibreOffice Calc

1. Otwórz plik report.xls w programie Calc i wybierz wymagany arkusz.
2. Wybierz File → Save As, użyj nazwy pliku z rozszerzeniem .csv lub .txt i wybierz Text CSV (.csv) jako typ pliku.
3. W oknie dialogowym eksportu wybierz US-ASCII, gdy system odbierający wymaga ścisłego ASCII. Ustaw separator pól na wymagany tabulator, przecinek, średnik lub inny znak, a jako separator tekstu ustaw cudzysłów, jeśli wymagane są pola ujęte w cudzysłowy.
4. Włącz opcję Quote all text cells tylko wtedy, gdy wymaga tego specyfikacja systemu docelowego, a następnie zapisz plik i sprawdź wynik.

LibreOffice jest odpowiednią bezpłatną opcją desktopową, ponieważ jego okno dialogowe eksportu udostępnia ustawienia kodowania, separatorów i cudzysłowów. W przypadku przetwarzania wsadowego podstawowym poleceniem jest libreoffice --headless --convert-to csv --outdir output report.xls; przed użyciem w środowisku produkcyjnym sprawdź zachowanie dotyczące aktywnego arkusza, kodowanie, separator i wartości wynikowe.

Za pomocą konwertera online

Renomowane usługi, takie jak CloudConvert i Zamzar, mogą konwertować przesłany plik XLS na CSV lub TXT, gdy wymagane jest przetwarzanie w przeglądarce. Wybierz wynik w postaci rozdzielanego zwykłego tekstu, pobierz go i sprawdź lub zakoduj ponownie lokalnie, jeśli wymagane jest ścisłe US-ASCII. Nie przesyłaj poufnych, objętych regulacjami ani zastrzeżonych skoroszytów, chyba że warunki dostawcy dotyczące przechowywania, usuwania i przetwarzania danych są akceptowalne.

Ograniczenia jakości i zgodności

• Eksportowany może być tylko aktywny arkusz. Eksportuj każdy arkusz osobno, jeśli miejsce docelowe wymaga kompletnego skoroszytu.
• Formuły zwykle stają się obliczonymi, wyświetlanymi wynikami, zamiast pozostać formułami. Przelicz skoroszyt przed eksportem, jeśli ważne są aktualne wartości.
• Formatowanie, kolory, struktura scalonych komórek, wykresy, obrazy, komentarze, makra, reguły poprawności danych i zależności skoroszytu zostają odrzucone.
• Ścisłe ASCII nie może reprezentować liter diakrytycznych, znaku euro, typograficznych cudzysłowów ani większości alfabetów niełacińskich. Celowo zastąp nieobsługiwane znaki lub użyj UTF-8, jeśli system odbierający je obsługuje. Ustawienie eksportu ASCII może zastępować nieobsługiwane znaki, dlatego sprawdź wynik.
• Daty i liczby mogą zmieniać znaczenie wskutek ustawień regionalnych dotyczących wyświetlania. Ustaw jednoznaczny format daty, taki jak YYYY-MM-DD, i sprawdź separatory dziesiętne oraz tysięcy.
• Zera wiodące w identyfikatorach, długie liczby całkowite, daty i notacja naukowa wymagają szczególnej kontroli. Nie otwieraj ponownie wyeksportowanego pliku w arkuszu kalkulacyjnym bez określenia typów kolumn, ponieważ arkusz może zinterpretować wartości na nowo.
• Komórki zawierające tabulatory, przecinki, cudzysłowy lub podziały wierszy wymagają reguł separatorów i cudzysłowów oczekiwanych przez system docelowy. Użyj danych o stałej szerokości lub dedykowanego skryptu eksportu, gdy miejsce docelowe określa dokładne pozycje kolumn.
• Sprawdź wynik za pomocą edytora zwykłego tekstu lub narzędzia do kodowania, zamiast polegać wyłącznie na aplikacji arkusza kalkulacyjnego, która może ukrywać nieprawidłowe separatory lub po cichu zmieniać interpretację wartości.