Konwertuj DOC na RIS

Czym jest format DOC

.doc to starszy binarny format Word firmy Microsoft, używany w rękopisach, raportach i listach referencji. Microsoft Word, starsze wersje LibreOffice Writer i inne edytory tekstu mogą go tworzyć; obecne wersje Word zazwyczaj używają formatu .docx. Plik DOC może zawierać zwykłe wpisane referencje, pola cytowań Word lub bibliografię wygenerowaną przez dodatek do zarządzania bibliografią.

Czym jest format RIS

RIS to tekstowy format wymiany rekordów bibliograficznych. Rekord składa się z wierszy oznaczonych tagami, takich jak TY - JOUR dla typu referencji, AU - dla autora, TI - dla tytułu, JO - dla czasopisma oraz ER - oznaczającego koniec rekordu. Menedżery bibliografii i biblioteczne bazy danych używają RIS do przenoszenia autorów, tytułów, dat, nazw czasopism, identyfikatorów i innych pól cytowań.

RIS jest przydatny, ponieważ jest przenośny, można go edytować jako tekst, a jego obsługę zapewniają Zotero, EndNote, RefWorks, Citavi i wiele akademickich baz danych. Nie jest to format dokumentu, więc nie może zachować formatowania Word ani treści niebibliograficznych.

Jak przekonwertować DOC do RIS

Nie istnieje niezawodna, uniwersalna konwersja jednym kliknięciem, gdy DOC zawiera sformatowaną listę referencji. Praktyczny proces polega na wyodrębnieniu referencji, przekształceniu ich w ustrukturyzowane rekordy, zweryfikowaniu metadanych, a następnie wyeksportowaniu RIS.

Jeśli jest dostępna oryginalna biblioteka referencji, użyj jej. Jeśli bibliografia została utworzona przez Zotero, EndNote, RefWorks lub inny dodatek do cytowań, otwórz bibliotekę w tej aplikacji zamiast analizować DOC. Wybierz odpowiednie rekordy i użyj polecenia eksportu, takiego jak File → Export, a następnie wybierz RIS. Biblioteka zawiera ustrukturyzowane pola, które mogą zostać utracone, gdy Word wyświetla bibliografię.

W przypadku zwykłej, wpisanej listy referencji:

1. Utwórz kopię DOC i otwórz ją w Microsoft Word lub LibreOffice Writer. Usuń nagłówki, numery stron, przypisy dolne, otaczającą treść i inne materiały, które nie należą do referencji.
2. Zapisz samą listę referencji jako zwykły tekst za pomocą File → Save As → Text. Jeśli aplikacja nie może poprawnie odczytać starego DOC, najpierw zapisz kopię roboczą jako .docx, a następnie wyeksportuj tę kopię jako tekst.
3. Wklej tekst do AnyStyle, działającego w przeglądarce parsera referencji. Przed eksportem sprawdź wykrytych autorów, tytuły, lata, czasopisma, numery tomów i wydań, strony, wartości DOI oraz typy referencji.
4. Wyeksportuj przeanalizowane rekordy jako BibTeX i zaimportuj ten plik do Zotero za pomocą File → Import.
5. Wybierz zaimportowane elementy w Zotero i użyj polecenia File → Export Items lub File → Export Library. Wybierz RIS i zapisz wynikowy plik .ris.

AnyStyle jest wygodny w przypadku niepoufnych bibliografii. Nie przesyłaj poufnych rękopisów, nieopublikowanych referencji ani danych osobowych do internetowego parsera. W przypadku procesu realizowanego wyłącznie na komputerze użyj LibreOffice do wyodrębnienia tekstu, a następnie wprowadź rekordy ręcznie w Zotero lub EndNote albo użyj lokalnego narzędzia do analizy, które zostało przez Ciebie przetestowane.

LibreOffice może wyodrębniać tekst z wiersza poleceń, jeśli jest zainstalowany, a katalog wyjściowy już istnieje:

soffice --headless --convert-to txt:Text --outdir extracted "references.doc"

Użyj wygenerowanego pliku tekstowego jako danych wejściowych parsera. Polecenie wyodrębnia widoczny tekst; nie odzyskuje pól cytowań z zastrzeżonych dodatków Word.

W przypadku referencji z identyfikatorami pobierz je zamiast analizować. Wartości DOI można wyszukać za pośrednictwem Crossref, wydawcy, biblioteki uniwersyteckiej lub funkcji Add Item by Identifier w Zotero. Wartości PMID można pobrać z PubMed, a numery ISBN z katalogu bibliotecznego lub bazy książek. Wyeksportuj wynikowe rekordy bezpośrednio jako RIS. Rekordy oparte na identyfikatorach zazwyczaj zawierają dokładniejsze metadane czasopisma, autora, stron i typu publikacji niż parser pracujący na podstawie formatowania wizualnego.

W przypadku tylko kilku referencji wprowadź je ręcznie. Utwórz każdy element w Zotero lub EndNote, sprawdź go względem oryginalnej publikacji i wyeksportuj wybrane rekordy jako RIS. Ręczne wprowadzanie jest często szybsze niż poprawianie błędów parsera na krótkiej, niespójnie sformatowanej liście.

Ograniczenia jakości i zgodności

Wyświetlane cytowanie Word może być zwykłym tekstem, polem Word lub treścią wygenerowaną przez zastrzeżony dodatek. Plik DOC nie musi więc zawierać kompletnej, przenośnej bazy bibliograficznej. Analiza może prowadzić do nieprawidłowego rozpoznania inicjałów, autorów instytucjonalnych, podtytułów, numerów artykułów, zakresów stron, nazw zawierających znaki diakrytyczne oraz wielu prac w jednym akapicie.

Otwórz wynikowy plik .ris w edytorze tekstu i sprawdź, czy każdy rekord zawiera prawidłowo wyglądający wiersz TY - oraz kończy się wierszem ER -. Zaimportuj go do docelowego menedżera bibliografii i sprawdź próbkę, w tym kolejność autorów, DOI, tytuł czasopisma, rok, tom, numer wydania, strony i typ referencji. Niektóre programy różnie interpretują tagi RIS, dlatego po imporcie popraw pola w docelowej aplikacji.

Nie traktuj usługi konwersji PDF lub DOC, która obiecuje automatyczny wynik RIS, jako wiarygodnego źródła: samo formatowanie nie pozwala niezawodnie zidentyfikować każdego pola bibliograficznego. Zachowaj oryginalny DOC oraz zweryfikowaną bibliotekę referencji lub wyeksportowany plik RIS jako osobne rekordy; RIS nie zachowa układu dokumentu źródłowego, obrazów, śledzonych zmian ani stylu bibliografii.