Konwertuj FP7 na XLS

Odbiorca może potrzebować skoroszytu Excel do edycji tabelarycznej, tworzenia raportów lub importu do oprogramowania, które nie potrafi odczytać bazy danych FileMaker. Konwersja rekordów do formatu .xls zapewnia zgodność ze starszymi instalacjami Excel i starszymi systemami biznesowymi, ale nie konwertuje struktury bazy danych.

Czym jest format FP7

.fp7 to format bazy danych FileMaker Pro używany przez FileMaker Pro 7 do FileMaker Pro 11. Plik FP7 może zawierać tabele, pola, relacje, układy, skrypty, obliczenia, listy wartości, pola kontenerowe, indeksy i uprawnienia kont. Starsze bazy danych firmowych, systemy kontaktów, spisy zasobów, rejestry badawcze i archiwa często korzystają z tego formatu.

FP7 nie jest arkuszem kalkulacyjnym. Dane mogą być rozproszone między powiązanymi tabelami, a układ może wyświetlać obliczane, podsumowujące lub powiązane wartości, które nie są zwykłymi przechowywanymi kolumnami. Do prawidłowej interpretacji bazy danych przed eksportem zwykle wymagany jest FileMaker Pro.

Czym jest format XLS

.xls to binarny format skoroszytu Microsoft Excel, kojarzony głównie z programem Excel 97–2003 i starszymi integracjami oprogramowania. Przechowuje wiersze i kolumny, formuły, podstawowe formatowanie oraz wykresy w postaci akceptowanej przez aplikacje, które nie obsługują nowszych skoroszytów .xlsx.

Arkusz XLS jest ograniczony do 65 536 wierszy i 256 kolumn. XLS nie zachowuje relacji, układów, skryptów, uprawnień, reguł sprawdzania poprawności, indeksów, działania portali ani schematu bazy danych FileMaker.

Jak przekonwertować FP7 do XLS

1. Utwórz kopię zapasową oryginału. Pracuj na kopii pliku database.fp7. Jeśli plik jest chroniony, uzyskaj wymagane dane uwierzytelniające konta.
2. Otwórz kopię w FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 może otwierać pliki FP7 bez ich zmieniania. FileMaker Pro 12 i nowsze wersje mogą zazwyczaj konwertować plik FP7 do nowszego formatu FileMaker podczas jego otwierania; zachowaj oryginał, ponieważ konwersja tworzy nowy plik i może być nieodwracalna. Użyj zgodnej instalacji FileMaker i sprawdź, czy skrypty, obliczenia i relacje zostały prawidłowo wczytane.
3. Wybierz wymagane rekordy. Otwórz odpowiednie wystąpienie tabeli lub układ, wykonaj wyszukiwanie, jeśli potrzebny jest tylko podzbiór danych, i sprawdź liczbę znalezionych rekordów. Aktywny kontekst układu wpływa na pola powiązane i obliczane.
4. Wybierz File → Export Records.
5. W oknie dialogowym eksportu wybierz pola i ich kolejność wymagane w arkuszu kalkulacyjnym. Dokładnie sprawdź pola obliczane, podsumowujące i powiązane; ich eksportowane wartości zależą od bieżącego rekordu, kontekstu i stanu obliczeń.
6. Jeśli używana wersja FileMaker oferuje opcję eksportu do Excel, wybierz ją i utwórz pośredni plik .xlsx. Wersje FileMaker obsługujące eksport do Excel zwykle tworzą nowsze skoroszyty Excel zamiast starszego formatu .xls.
7. Otwórz pośredni skoroszyt w Microsoft Excel lub LibreOffice Calc. W Excel wybierz File → Save As, wybierz Excel 97-2003 Workbook (*.xls) i zaakceptuj ostrzeżenie dotyczące formatu. W Calc wybierz File → Save As, wybierz Excel 97-2003 (.xls) i po wyświetleniu monitu zachowaj wybrany format.
8. Otwórz ponownie wynikowy plik .xls i sprawdź liczbę wierszy oraz kolumn, nagłówki, daty, wartości liczbowe, formuły, znaki inne niż ASCII, puste wartości oraz pola identyfikatorów, takie jak kody pocztowe lub numery kont.

Jeśli bezpośredni eksport do Excel jest niedostępny, użyj polecenia File → Export Records, aby utworzyć plik CSV w kodowaniu UTF-8. Otwórz plik CSV za pomocą procesu importu w Excel lub Calc, wybierz właściwy separator i kodowanie UTF-8, ustaw identyfikatory jako Text, aby zachować początkowe zera, a następnie zapisz plik jako .xls. CSV zachowuje wartości tabelaryczne, ale nie zachowuje formatowania, formuł, relacji ani danych kontenerowych FileMaker.

Usługi online zazwyczaj nie są bezpośrednim rozwiązaniem dla FP7, ponieważ wiele z nich nie analizuje zastrzeżonej struktury FileMaker. W przypadku niepoufnego pliku .xlsx, który został już utworzony przez FileMaker, usługi takie jak Zamzar lub CloudConvert mogą oferować konwersję z .xlsx do .xls, jeśli taka para formatów jest wymieniona na ich aktualnych stronach. Nie przesyłaj danych osobowych, regulowanych ani poufnych informacji handlowych z bazy danych bez upoważnienia i zweryfikuj przekonwertowany skoroszyt lokalnie.

Ograniczenia jakości i zgodności

• Eksport zawiera wybrane pola z wybranych rekordów, a nie oryginalną aplikację FileMaker. Zachowaj osobno plik FP7, jeśli potrzebna jest logika bazy danych lub historia audytu.
• Pola powiązane, obliczenia, pola podsumowujące i dane portalu mogą zależeć od kontekstu układu lub stanu powiązanych rekordów. Przed eksportem całego zbioru danych przetestuj reprezentatywne rekordy.
• Pola kontenerowe mogą zawierać obrazy, dokumenty, dźwięk lub inne pliki. Eksport do Excel może nie zachować ich jako użytecznej osadzonej zawartości; jeśli muszą zostać zachowane, wyeksportuj zawartość pól kontenerowych osobno.
• Pola powtarzające się, tekst wielowartościowy, wiersze portalu i podsumowania nie zawsze dają się odwzorować na jeden płaski wiersz XLS. Zdecyduj, czy spłaszczyć dane, podzielić je na osobne eksporty, czy zachować źródłową bazę danych.
• Zbiory danych przekraczające 65 536 wierszy lub 256 kolumn wymagają wielu plików lub arkuszy, nowszego skoroszytu .xlsx albo innego formatu danych. Zapisywanie nowoczesnych formuł, formatowania lub danych znakowych jako XLS może powodować ostrzeżenia dotyczące zgodności lub utratę funkcji.