Konwertuj FMP12 na XLS

Starszy system księgowy, narzędzie raportujące lub starsza instalacja Excel może wymagać skoroszytu .xls zamiast bazy danych FileMaker. Konwersja eksportuje wybrane rekordy do użycia w arkuszu kalkulacyjnym; nie odtwarza kompletnego rozwiązania FileMaker.

Czym jest format FMP12

.fmp12 to natywny format bazy danych FileMaker Pro, wprowadzony wraz z FileMaker Pro 12 i używany przez kolejne wydania FileMaker Pro. Plik może zawierać tabele, pola, rekordy, układy, relacje, obliczenia, skrypty, konta, uprawnienia, listy wartości oraz dane kontenerowe, takie jak obrazy lub dokumenty. Firmy często mają z nim do czynienia podczas migrowania starszego rozwiązania FileMaker, udostępniania danych biznesowych lub wyodrębniania rekordów na potrzeby innej aplikacji.

Czym jest format XLS

.xls to starszy binarny format skoroszytu Excel firmy Microsoft, kojarzony głównie z Excel 97–2003 oraz starszymi systemami importu. Obsługuje arkusze, formuły, formatowanie i wykresy, ale każdy arkusz jest ograniczony do 65 536 wierszy i 256 kolumn. Używaj go tylko wtedy, gdy program docelowy nie może obsłużyć nowszego formatu .xlsx lub wymaga konkretnie plików Excel 97–2003.

Eksport za pomocą FileMaker Pro

1. Otwórz bazę danych w FileMaker Pro i przejdź do układu zawierającego pola oraz rekordy, które mają zostać wyeksportowane.
2. Znajdź wymagane rekordy. FileMaker zazwyczaj eksportuje bieżący zestaw znalezionych rekordów, a niekoniecznie każdy rekord w tabeli.
3. Wybierz File → Export Records....
4. Wprowadź nazwę pliku i wybierz Excel Workbook (*.xlsx), jeśli jest dostępna. FileMaker Pro zazwyczaj eksportuje nowoczesny format Excel zamiast starszego binarnego formatu .xls.
5. W oknie dialogowym kolejności pól usuń niepotrzebne pola i uporządkuj pozostałe pola jako kolumny arkusza kalkulacyjnego. Uwzględniaj pola powiązane tylko wtedy, gdy relacja zwraca właściwy powiązany rekord.
6. Zakończ eksport i otwórz wynikowy plik .xlsx w Microsoft Excel lub LibreOffice Calc.

W przypadku eksportu tekstowego, takiego jak CSV, wybierz odpowiednie kodowanie znaków w opcjach eksportu FileMaker. Skoroszyty Excel zwykle zachowują własne kodowanie tekstu; ustawienia kodowania nie zastępują sprawdzenia znaków innych niż łacińskie po eksporcie.

Zapisz skoroszyt jako XLS

W Microsoft Excel wybierz File → Save As, wybierz Excel 97–2003 Workbook (*.xls) i zaakceptuj ostrzeżenie dotyczące zgodności. W LibreOffice Calc wybierz File → Save As, wybierz Excel 97–2003 (*.xls) i po wyświetleniu monitu zachowaj wybrany format. Otwórz ponownie zapisany plik i sprawdź daty, godziny, formuły, długi tekst, kodowanie znaków oraz typy kolumn.

Jeśli FileMaker Pro jest niedostępny, poproś właściciela bazy danych o wyeksportowanie wymaganego zestawu znalezionych rekordów jako .xlsx lub CSV. Usługi internetowe ogólnego przeznaczenia rzadko poprawnie interpretują zastrzeżoną strukturę .fmp12. Po wyeksportowaniu danych usługa taka jak CloudConvert może przekonwertować niepoufny plik .xlsx do .xls, ale lokalne użycie Excel lub LibreOffice pozwala uniknąć przesyłania rekordów biznesowych i zwykle zapewnia lepszą kontrolę nad ostrzeżeniami dotyczącymi zgodności.

Ograniczenia jakości i zgodności

Jest to eksport danych, a nie konwersja bazy danych. Układy, skrypty, relacje, portale, konta, uprawnienia, listy wartości, definicje pól i obliczenia specyficzne dla FileMaker nie stają się odpowiadającymi im funkcjami XLS. Pola obliczeniowe są zwykle eksportowane jako obliczone wyniki, a nie jako wielokrotnego użytku obliczenia FileMaker lub formuły Excel.

Daty, godziny, liczby i separatory dziesiętne mogą zmieniać się w zależności od wartości FileMaker, ustawień regionalnych oraz sposobu interpretacji przez aplikację docelową. W miarę możliwości eksportuj identyfikatory, kody pocztowe, numery telefonów i inne wartości z początkowymi zerami jako tekst; w przeciwnym razie Excel może usunąć te zera. Sprawdź formuły i znaki specjalne po zapisaniu do .xls, ponieważ zgodność ze starszym formatem Excel może zmienić nieobsługiwane funkcje.

Pola kontenerowe nie są zachowywane jako natywne komórki arkusza kalkulacyjnego. Eksportuj dokumenty lub obrazy oddzielnie, jeśli muszą pozostać dostępne, i sprawdź sposób obsługi każdego pola kontenerowego przez FileMaker przed usunięciem źródłowej bazy danych. Zestaw danych większy niż limity wierszy lub kolumn XLS musi pozostać w formacie .xlsx, zostać podzielony na wiele plików lub arkuszy albo dostarczony w formacie przeznaczonym dla baz danych. Nie przesyłaj poufnych plików FMP12 do konwertera internetowego: baza danych może zawierać rekordy, pliki kontenerowe, metadane związane z kontami oraz inne informacje wykraczające poza widoczne dane tabeli.