Konwertuj XLSX na MPP

Zespoły często otrzymują harmonogramy zadań w skoroszytach Excel, ale potrzebują Microsoft Project do planowania opartego na zależnościach i natywnej edycji planu. Konwersja skoroszytu tworzy plan .mpp, który użytkownicy Project mogą modyfikować, ponownie przeliczać i udostępniać.

Czym jest format XLSX

.xlsx to oparty na XML format skoroszytu używany przez Microsoft Excel, LibreOffice Calc, eksporty z Google Sheets oraz wiele systemów biznesowych. Przechowuje arkusze z komórkami, formułami, tabelami, formatowaniem, wykresami i regułami sprawdzania poprawności. Dane projektowe często trafiają do XLSX jako ręcznie obsługiwana lista zadań lub eksport z systemu ERP, obsługi zgłoszeń albo raportowania.

Czym jest format MPP

.mpp to natywny format planu projektu programu Microsoft Project. Może przechowywać zadania, poziomy konspektu, kalendarze, czas pracy, ograniczenia, zależności, zasoby, przydziały, poziomy bazowe, postęp, widoki oraz metadane harmonogramowania, których arkusz kalkulacyjny nie modeluje natywnie.

MPP jest właściwym formatem docelowym, gdy plik musi być edytowany w Microsoft Project lub ponownie przeliczany przez jego aparat harmonogramowania. Nie jest to po prostu mniejszy ani bardziej przenośny plik XLSX: tylko kolumny arkusza zawierające zgodne dane projektu można mapować na pola Project.

Konwertowanie XLSX za pomocą Microsoft Project desktop

Microsoft Project desktop to najbardziej niezawodna opcja, ponieważ jego Excel Import Wizard mapuje kolumny arkusza na natywne pola Project. Project for the web i Microsoft Planner to odrębne produkty i nie udostępniają takiego samego komputerowego procesu importowania MPP.

Przed zaimportowaniem przygotuj skoroszyt:

• Umieść jedno zadanie lub jeden zasób w każdym wierszu i użyj jednego wiersza nagłówka.
• Użyj kolumn takich jak Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names oraz % Complete.
• Używaj jednoznacznych dat, spójnych jednostek czasu trwania, takich jak 5d, oraz identyfikatorów poprzedników lub odwołań do wierszy, które można spójnie mapować.
• Usuń scalone komórki, dekoracyjne wiersze tytułowe, puste wiersze zadań, formuły sum częściowych oraz niejednoznaczne wartości dat i czasu trwania.

1. Otwórz Project desktop i wybierz File → Open → Browse.
2. Ustaw filtr typu pliku na Excel Workbook (*.xlsx), wybierz skoroszyt i uruchom Import Wizard.
3. Wybierz New project, chyba że wiersze mają zostać dodane do istniejącego planu.
4. Wybierz arkusz i zmapuj kolumny na pola Project: nazwy zadań na Name, daty na Start i Finish, czasy trwania na Duration, wartości zależności na Predecessors, a osoby lub zespoły na Resource Names.
5. Określ, czy wiersze reprezentują zadania, zasoby czy przydziały, a następnie zakończ import.
6. Sprawdź Gantt Chart, hierarchię konspektu, daty, kalendarze, łącza, tryby zadań i przydziały zasobów.
7. Zapisz wynik za pomocą File → Save As, wybierając Project (*.mpp).

Płaski arkusz nie dostarcza wystarczających informacji, aby Project mógł prawidłowo ustalić strukturę podziału pracy, kalendarze, typy zadań lub zależności. Po zaimportowaniu dodaj poziomy konspektu i reguły harmonogramowania w Project albo dodaj wymagane pola do skoroszytu przed konwersją.

Konwertery online i alternatywne oprogramowanie

Niektóre usługi online, w tym Zamzar, oferują konwersję XLSX do MPP. Mogą być odpowiednie dla prostej, niepoufnej listy zadań, ale obsługa pól Project, zależności, kalendarzy, zasobów i wersji MPP jest różna. Przesyłaj wyłącznie dane, na których użycie zezwala Twoja organizacja, i otwórz pobrany plik w Microsoft Project, aby go zweryfikować.

W przypadku danych poufnych lub harmonogramów o krytycznym znaczeniu użyj Project desktop zamiast ogólnego konwertera internetowego. Aplikacja desktopowa zgodna z Project również może importować dane z Excel, ale sprawdź, czy potrafi zapisywać natywny plik MPP, i przetestuj wynik względem wersji Microsoft Project używanej przez odbiorców.

Ograniczenia jakości i zgodności

Formuły Excel, formatowanie warunkowe, wykresy, tabele przestawne, komentarze i stylizacja komórek nie stają się równoważnymi funkcjami Project. Data lub czas trwania wygenerowane przez formułę są zwykle importowane jako wartość; logikę harmonogramowania należy odtworzyć w Project.

Nie zakładaj, że jednoczesne wartości Duration, Start i Finish pozostaną niezmienione. Project może ponownie obliczać daty zgodnie z trybem zadania, kalendarzami, czasem pracy, łączami, ograniczeniami i ustawieniami zasobów. Sprawdź regionalne formaty dat, dni wolne, czasy trwania upływające, składnię poprzedników i nazwy zasobów, aby zapobiec nieprawidłowym datom lub zduplikowanym zasobom.

Poziomy bazowe, koszty, pola niestandardowe i szczegółowe dane przydziałów zwykle wymagają jawnego mapowania lub ręcznego odtworzenia. Zachowaj oryginalny plik XLSX, ponieważ konwersja nie jest odwracalna, i zapisuj zaimportowany plan jako nowy plik MPP do czasu sprawdzenia jego harmonogramu.