Darmowy konwerter online MDB do PDF

Format PDF jest potrzebny, gdy baza danych Access musi zostać udostępniona osobom, które nie mają programu Microsoft Access, wydrukowana w spójny sposób lub zachowana jako niezmienny zapis. Konwersja tworzy dokument na podstawie wybranych danych wyjściowych bazy, a nie zastępuje bazy danych.

Format MDB i jego użytkownicy

MDB to format baz danych Microsoft Access używany przez Access 2003 i wcześniejsze wersje; nowsze wersje Access nadal mogą otwierać wiele plików MDB. Baza danych MDB może zawierać tabele, kwerendy, relacje, indeksy, formularze, raporty, makra, moduły VBA oraz definicje połączonych tabel.

Pliki MBD są często używane w starszych systemach biznesowych, wewnętrznych narzędziach do zarządzania zapasami, bazach kontaktów, aplikacjach księgowych i starszych procesach pracy opartych na Access. Microsoft Access jest najbardziej niezawodną aplikacją do otwierania pliku MDB i wyświetlania jego raportów. Inne programy bazodanowe mogą odczytywać tabele za pośrednictwem sterowników, ale zwykle nie potrafią odtworzyć formularzy Access, raportów, kodu VBA ani zewnętrznych połączeń danych.

Format PDF i jego ograniczenia

PDF to format dokumentu o stałym układzie, przeznaczony do spójnego wyświetlania i drukowania w różnych systemach operacyjnych i na różnych urządzeniach. Podczas bezpośredniego eksportu z Access może zachować tekst, czcionki, obrazy, rozmiar strony, nagłówki i numerację stron.

Plik PDF nie zachowuje edytowalnych tabel, relacji, kwerend, formularzy, makr ani modułów VBA. Zawiera migawkę wybranych danych wyjściowych, takich jak raport, formularz, wynik kwerendy lub lista tabeli. Tekst może nie być możliwy do przeszukiwania ani zaznaczania, gdy plik PDF jest tworzony za pomocą sterownika drukarki opartego na obrazie.

Konwertowanie pliku MDB do formatu PDF

Przed konwersją zdecyduj, który obiekt Access ma zostać wyeksportowany. Raport Access jest zwykle najlepszym źródłem, ponieważ pozwala kontrolować sortowanie, grupowanie, szerokości kolumn, nagłówki, marginesy i podziały stron.

Aby przeprowadzić konwersję bez instalowania oprogramowania, prześlij plik MDB do 101convert.com, wybierz PDF jako format wyjściowy, rozpocznij konwersję i pobierz plik PDF. Dokładnie sprawdź wynik: plik MDB może zawierać wiele tabel i raportów, a dla każdej bazy danych nie istnieje jeden uniwersalny widok przeznaczony do drukowania.

Aby uzyskać najdokładniejszy wynik, eksportuj dane z programu Microsoft Access:

1. Otwórz plik MDB w programie Microsoft Access. Włącz makra lub aktywną zawartość tylko wtedy, gdy plik pochodzi z zaufanego źródła; pliki MDB mogą zawierać kod VBA.
2. Otwórz wymagany raport, formularz, tabelę lub kwerendę. Najpierw utwórz raport, jeśli eksportujesz tabelę lub kwerendę, która wymaga powtarzalnych nagłówków, kontrolowanych szerokości, grupowania lub podziałów stron.
3. Sprawdź układ w File → Print Preview lub w podglądzie wydruku raportu. Przed eksportem ustaw rozmiar papieru, orientację, marginesy, skalowanie, filtry i sortowanie.
4. Wybierz obiekt, a następnie użyj opcji External Data → PDF or XPS. Wybierz PDF (*.pdf), ustaw nazwę pliku docelowego i wybierz Publish.
5. Wybierz opcję Standard (publishing online and printing), aby uzyskać wydruk wysokiej jakości, lub Minimum size (publishing online), gdy mniejszy rozmiar pliku jest ważniejszy niż jakość obrazu.

Program Access 2007 może wymagać dodatku Microsoft Save as PDF or XPS. Wersje Access bez funkcji eksportu do PDF mogą drukować wybrany obiekt za pomocą zainstalowanej drukarki PDF, ale bezpośredni eksport do PDF zazwyczaj zapewnia lepsze zachowanie tekstu i czcionek.

Kontrola jakości i zgodności

Przed eksportem uruchom kwerendy parametryczne i zastosuj wymagane filtry. Plik PDF zapisuje wyłącznie wiersze zwrócone w momencie eksportu, a nie logikę kwerendy ani przyszłe zmiany w bazie danych.

Szerokie arkusze danych często dzielą kolumny na wiele stron lub nadmiernie zmniejszają tekst. Użyj orientacji poziomej, usuń niepotrzebne pola, ustaw konkretne szerokości kolumn lub przeprojektuj dane wyjściowe jako raport.

Pliki MDB mogą zależeć od połączonych tabel, połączeń ODBC, plików zewnętrznych, formantów ActiveX i procedur VBA. Konwerter w przeglądarce lub inny komputer może nie mieć tych zależności, dlatego gdy dokument musi odpowiadać danym operacyjnym, eksportuj go z pierwotnego środowiska Access.

Pliki MDB chronione hasłem wymagają prawidłowych danych uwierzytelniających przed eksportem. Zastosuj osobne zabezpieczenie pliku PDF hasłem lub kontrolę dostępu, jeśli dane wyjściowe zawierają poufne rekordy.