Konwertuj FP3 na EXCEL

Zarchiwizowane rekordy FileMaker często trzeba dostarczyć osobom korzystającym z Excel lub załadować do systemów raportowania i księgowości obsługujących arkusze kalkulacyjne. Eksportowanie rekordów bazy danych do .xlsx ułatwia filtrowanie, sprawdzanie i udostępnianie danych bez rozpowszechniania oryginalnego pliku FileMaker.

Czym jest plik FP3

.fp3 to starszy format bazy danych FileMaker Pro 3 or FileMaker Pro 4. Może przechowywać rekordy, pola, układy, skrypty, listy wartości, uprawnienia dostępu, relacje z innymi plikami FileMaker oraz odwołania do danych lub zawartości pól kontenerowych; nie jest skoroszytem Excel ani tabelą tekstową.

FileMaker Pro 5 and 6 zwykle używa formatu .fp5, FileMaker Pro 7–11 używa formatu .fp7, a FileMaker Pro 12 and later używa formatu .fmp12. Obecne wydania Claris FileMaker Pro nie otwierają bezpośrednio plików .fp3.

Co oznacza wynik Excel

Excel to aplikacja, a nie jeden format pliku. W przypadku bieżącego skoroszytu użyj .xlsx; formatu .csv lub tekstu rozdzielanego tabulatorami używaj tylko wtedy, gdy system odbierający dane wymaga zwykłego tekstu. Skoroszyt .xlsx obsługuje arkusze, formatowanie, formuły, filtry, tabele przestawne i wykresy, natomiast CSV przechowuje wyłącznie zwykłe wartości komórek w jednej tabeli.

Eksport z FileMaker przenosi wybrane wartości pól do wierszy i kolumn. Nie odtwarza w Excel układów FileMaker, skryptów, zestawów uprawnień, przycisków, relacji, wyszukiwań ani działania bazy danych.

Konwersja bazy danych za pomocą FileMaker

1. Skopiuj oryginalny plik .fp3 oraz wszystkie powiązane pliki FileMaker do folderu roboczego. Pozostaw oryginały bez zmian. Rozwiązanie może zależeć od powiązanych baz danych, zewnętrznych plików kontenerowych lub skryptów, które nie są potrzebne do prostego eksportu rekordów, ale mogą być konieczne do interpretacji danych.
2. Użyj FileMaker Pro 11, aby otworzyć plik i przekonwertować go do formatu .fp7. FileMaker Pro 11 jest zwykle używany jako pośredni etap w przypadku formatów FileMaker 3–6, ale jest wycofanym oprogramowaniem; uruchamiaj go wyłącznie w kontrolowanym, najlepiej odłączonym od sieci środowisku obsługującym starsze wersje. Jeśli nie masz licencjonowanej kopii, skorzystaj ze specjalisty ds. migracji FileMaker zamiast z niezweryfikowanej witryny do konwersji plików.
3. Wprowadź prawidłowe dane uwierzytelniające FileMaker. Ochrony hasłem nie można usunąć przez zmianę nazwy pliku ani zaimportowanie pliku do Excel.
4. Sprawdź rekordy przeznaczone do eksportu. Records → Show All Records eksportuje całą tabelę; w przeciwnym razie File → Export Records eksportuje tylko bieżący znaleziony zestaw.
5. W oknie File → Export Records wybierz opcję skoroszytu Excel, jeśli jest dostępna, i zapisz plik jako records.xlsx. Wybierz wymagane pola i ustaw ich kolejność eksportu. Jeśli zainstalowana wersja FileMaker nie może eksportować do .xlsx, wyeksportuj tekst rozdzielany tabulatorami lub plik CSV.
6. Otwórz eksport CSV lub plik rozdzielany tabulatorami w Excel za pomocą Data → From Text/CSV, wybierz właściwy separator i przypisz wrażliwym kolumnom, takim jak identyfikatory i kody pocztowe, typ Text. Zapisz zaimportowane dane za pomocą File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx).

Jeśli przekonwertowana baza danych ma nadal działać w nowoczesnym FileMaker, otwórz wynikowy plik .fp7 w FileMaker Pro 12 or later i przekonwertuj go do formatu .fmp12. Ta dodatkowa konwersja jest zbędna, jeśli jedynym wymaganiem jest eksport do Excel.

Nie zmieniaj nazwy .fp3 na .xls ani .xlsx; zmiana rozszerzenia nie konwertuje pliku. Ogólne konwertery internetowe nie są niezawodnym rozwiązaniem w przypadku tego zastrzeżonego formatu bazy danych i nie nadają się do plików zawierających dane klientów, pracowników, finansowe lub zdrowotne.

Sprawdzanie danych i ograniczenia zgodności

• Excel automatycznie konwertuje wartości, chyba że typy importu zostaną ustawione jawnie. Numery kont, numery telefonów, kody produktów, kody pocztowe i identyfikatory traktuj jako tekst. Excel zachowuje tylko 15 cyfr znaczących w wartości liczbowej, dlatego dłuższe identyfikatory liczbowe należy importować jako tekst.
• Po imporcie sprawdź interpretację dat, zwłaszcza gdy plik FileMaker i Excel używają różnych regionalnych konwencji zapisu dat. Przed wykorzystaniem danych sprawdź wartości obliczane, podsumowujące i pochodzące z powiązanych pól w porównaniu z oryginalną bazą danych.
• Arkusz Excel zawiera maksymalnie 1,048,576 rows i 16,384 kolumn. Większe eksporty podziel na arkusze lub pliki.
• Pola kontenerowe nie stają się w pełni użytecznymi załącznikami Excel. W razie potrzeby eksportuj zawartość pól kontenerowych osobno z FileMaker, a następnie umieść w arkuszu nazwy plików, ścieżki lub hiperłącza.
• CSV nie zachowuje formatowania Excel, formuł, wielu arkuszy ani wiarygodnych typów danych. W przypadku arkusza przeznaczonego do ponownego użycia wybierz .xlsx; plik CSV zachowaj tylko dla systemów, które go wymagają.