Konwertuj XLS na IIF

QuickBooks Desktop akceptuje pliki IIF do importowania wsadowego list i transakcji, podczas gdy starsze eksporty księgowe często są dostarczane jako skoroszyty Excel .xls. Zadanie polega na przekształceniu wartości arkusza kalkulacyjnego w dokładne rekordy rozdzielane tabulatorami wymagane przez typ importu QuickBooks; sama zmiana nazwy pliku nie konwertuje danych.

Co zawierają pliki XLS

XLS to binarny format skoroszytu Microsoft Excel dla wersji Excel 97–2003. Nadal jest tworzony przez starsze aplikacje biznesowe i używany przez Microsoft Excel, LibreOffice Calc oraz inne narzędzia arkuszy kalkulacyjnych.

Skoroszyt XLS może zawierać kilka arkuszy, formuły, formatowanie, wykresy, scalone komórki, makra, komentarze i ukryte wiersze. IIF nie zachowuje żadnej z tych funkcji skoroszytu: importuje wyłącznie wartości tekstowe uporządkowane jako rekordy QuickBooks.

Czym są pliki IIF

IIF oznacza Intuit Interchange Format. Jest to tekstowy format rozdzielany tabulatorami, używany głównie przez QuickBooks Desktop do importowania określonych list i transakcji, w tym kont, klientów, dostawców, elementów, zapisów dziennika, faktur, rachunków, czeków i płatności, jeśli dana zainstalowana wersja QuickBooks je obsługuje.

Pliki IIF używają wierszy nagłówkowych rozpoczynających się od ! do definiowania pól oraz wierszy danych identyfikowanych przez typy rekordów. Plik transakcji zwykle zawiera nagłówki !TRNS, !SPL i !ENDTRNS, po których następują odpowiadające im rekordy TRNS, SPL i ENDTRNS.

IIF jest przydatny do powtarzalnego wprowadzania wsadowego i może być edytowany w edytorze tekstu lub oprogramowaniu arkuszy kalkulacyjnych przed importem. Zapewnia mniejszą ochronę niż ręczne wprowadzanie transakcji, dlatego plik poprawny pod względem struktury może nadal księgować nieprawidłowe konta, kwoty, nazwy lub sposób rozliczania podatku.

Przygotowywanie i konwertowanie skoroszytu

1. Określ dokładny element docelowy QuickBooks Desktop: import listy, zapis w dzienniku ogólnym, fakturę, rachunek, czek lub inny obsługiwany typ transakcji. Każdy typ wymaga innych pól i kodów rekordów.
2. Jeśli to możliwe, utwórz jeden prawidłowy przykładowy rekord w docelowym pliku firmy, a następnie wyeksportuj go jako IIF. Użyj tego eksportu jako szablonu nazw pól, formatu daty, nazw kont, kodów transakcji i wymaganych kolumn. Plik XLS nie musi pochodzić z QuickBooks.
3. Otwórz plik XLS w Excel lub LibreOffice Calc. Umieść jeden typ rekordów w jednym arkuszu, usuń puste wiersze i zastąp formuły obliczonymi wartościami, jeśli to właśnie te wartości QuickBooks powinien otrzymać.
4. Przyporządkuj kolumny źródłowe do szablonu IIF. Nazwy kont, klientów, dostawców, elementów, klas, warunków płatności i podatków od sprzedaży muszą dokładnie odpowiadać nazwom w docelowym pliku firmy, chyba że import ma celowo utworzyć te pozycje listy.
5. Utwórz nagłówki i wiersze danych IIF przy użyciu wyeksportowanego szablonu. W przypadku transakcji w stylu dziennika każda transakcja zwykle zawiera jeden wiersz TRNS, co najmniej jeden wiersz SPL oraz wiersz ENDTRNS. Podpisane wartości AMOUNT dla transakcji muszą sumować się do zera.
6. Zapisz wyłącznie ukończony arkusz jako tekst rozdzielany tabulatorami: File → Save As → Text (Tab delimited) (*.txt). Zmień nazwę wyjściowego pliku z .txt na .iif, na przykład journal-import.iif. Excel eksportuje wyłącznie aktywny arkusz.
7. Otwórz plik w edytorze zwykłego tekstu. Sprawdź, czy pola są oddzielone rzeczywistymi znakami tabulacji, a nie przecinkami, oraz czy nagłówki kolumn arkusza ani puste wiersze nie zostały przypadkowo wyeksportowane.
8. Utwórz kopię zapasową pliku firmy QuickBooks, a następnie użyj File → Utilities → Import → IIF Files. Przed zaimportowaniem całego pliku przetestuj małą partię w kopii pliku firmy.

Narzędzia do importów z mapowaniem

W przypadku małych lub jednorazowych importów Excel lub LibreOffice Calc wraz z przykładowym plikiem IIF wyeksportowanym z docelowej firmy QuickBooks zapewniają najbardziej bezpośrednią kontrolę. W przypadku powtarzalnych importów produkty desktopowe, takie jak Transaction Pro Importer i Zed Axis, mogą mapować kolumny XLS, XLSX, CSV lub tekstowe do obsługiwanych obiektów QuickBooks Desktop bez konieczności ręcznego konstruowania każdego wiersza IIF.

Nie należy używać ogólnych internetowych konwerterów plików do importów finansowych, ponieważ nie potrafią one określić typu transakcji QuickBooks ani zweryfikować właściwych dla firmy nazw kont i pozycji list. Usługi mapowania w chmurze, takie jak SaasAnt Transactions, mogą być odpowiednie dopiero po potwierdzeniu obsługi konkretnego produktu QuickBooks, obiektu importu i formatu pliku; przed przesłaniem rekordów finansowych należy zapoznać się z warunkami przetwarzania danych.

Kontrole zgodności

• Poszczególne wersje QuickBooks Desktop nie obsługują identycznych pól i typów rekordów IIF. Utwórz szablon na podstawie tej samej wersji QuickBooks i tego samego pliku firmy, do którego będzie przeprowadzany import.
• Użyj formatu daty widocznego w pliku IIF wyeksportowanym przez tę firmę. Nie zakładaj, że data zależna od ustawień regionalnych, taka jak 31/01/2026, zostanie poprawnie zinterpretowana.
• Usuń osadzone tabulatory i podziały wierszy z nazw, adresów i pól notatek, ponieważ mogą one przesunąć pola lub podzielić rekord.
• W miarę możliwości użyj kodowania utworzonego przez szablon wyeksportowany z QuickBooks. Znaki inne niż ASCII mogą zostać niepoprawnie zaimportowane, jeśli edytor tekstu zapisze plik w nieobsługiwanym kodowaniu.
• Importy IIF mogą tworzyć duplikaty w przypadku ponownego uruchomienia. Jeśli typ transakcji to obsługuje, uwzględnij unikatowy numer referencyjny lub dokumentu, zachowaj zaimportowany plik oraz zweryfikuj liczbę zaimportowanych rekordów i salda.
• QuickBooks Online ma inne możliwości importu i nie należy zakładać, że zaakceptuje plik IIF przygotowany dla QuickBooks Desktop.