Konwertuj QBW na CSV

Dane księgowe mogą wymagać otwarcia w Excel, zaimportowania do innego systemu, udostępnienia bez QuickBooks lub zachowania jako zwykłe dane tabelaryczne. Plik .qbw zwykle nie może zostać przekształcony w jeden kompletny plik CSV, ponieważ QuickBooks przechowuje ustrukturyzowane rekordy firmy, raporty i relacje między nimi, a nie jedną płaską tabelę.

Co zawiera format QBW

QBW to zastrzeżony format pliku firmy używany przez QuickBooks Desktop. Może zawierać dane planu kont, klientów, dostawców, pozycji, faktur, rachunków, płatności, zapisów księgowych, dane płacowe, raporty i preferencje firmy. QuickBooks Desktop otwiera plik zgodnie z jego edycją i wersją produktu; Excel, LibreOffice i ogólne konwertery plików nie interpretują jego wewnętrznych rekordów.

Plik QBW nie jest listą zapisanych firm i nie należy zmieniać jego nazwy na .csv. Obsługiwana metoda polega na otwarciu firmy w QuickBooks Desktop i wyeksportowaniu wybranych raportów lub list. Jeśli jedynym dostępnym plikiem jest kopia zapasowa, taka jak .qbb, należy najpierw przywrócić ją w zgodnej edycji QuickBooks Desktop.

Co zapewnia CSV

CSV to zwykły tekst zawierający wiersze i pola oddzielone przecinkami lub innym separatorem. Programy arkuszy kalkulacyjnych, bazy danych, narzędzia podatkowe, systemy magazynowe i wiele aplikacji internetowych może zaimportować go bez QuickBooks.

CSV jest przydatny do filtrowania, sortowania, obliczeń i wymiany danych, ale nie zapewnia standardowej obsługi relacji księgowych, ścieżek audytu, uprawnień, załączników, uzgodnień, formatowania ani wielu połączonych tabel. Daty, kwoty ujemne, symbole walut, zera wiodące, cudzysłowy, przecinki w opisach i znaki inne niż ASCII również mogą być różnie interpretowane przez program odbierający dane.

Eksportowanie raportu QuickBooks Desktop

1. Utwórz kopię zapasową lub kopię roboczą pliku firmy, a następnie otwórz go w edycji QuickBooks Desktop, która go utworzyła lub obsługuje.
2. Otwórz wymagany raport z Reports i przed eksportem ustaw okres sprawozdawczy, podstawę rachunkowości, filtry, kolumny oraz wybór klientów, dostawców lub kont.
3. Użyj polecenia Excel lub Export to Excel na pasku narzędzi raportu i wybierz Create a new worksheet. Wersje QuickBooks Desktop różnią się dokładnymi nazwami poleceń i mogą wymagać zainstalowania Microsoft Excel.
4. W Excel sprawdź wynikowy arkusz, w razie potrzeby usuń wiersze służące wyłącznie do prezentacji, a następnie użyj File → Save As, aby wybrać CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv). Zapisz każdy arkusz osobno, ponieważ plik CSV obsługuje tylko jedną tabelę.
5. Otwórz ponownie zapisany plik CSV w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym i przed zaimportowaniem go w innym miejscu sprawdź separator, liczbę wierszy, nagłówki, daty, sumy, znaki debetu i kredytu, nazwy kont oraz kodowanie.

W przypadku danych na poziomie transakcji wyeksportuj niestandardowy raport transakcji zamiast raportu podsumowującego. Raporty takie jak lista transakcji według daty, księga główna, rachunek zysków i strat lub sprzedaż według klienta generują różne kolumny i nie mogą zostać połączone w jeden uniwersalnie poprawny plik CSV bez zdefiniowania schematu systemu docelowego.

Eksportowanie list i innych wybranych danych

Dane klientów, dostawców, pozycji i kont można zwykle udostępnić za pomocą odpowiedniego raportu listy QuickBooks Desktop, a następnie przesłać je w ten sam sposób z Excel do CSV. QuickBooks Desktop oferuje również opcję File → Export → Lists to IIF Files w obsługiwanych edycjach, ale IIF is not CSV; IIF należy używać tylko wtedy, gdy program księgowy odbierający dane wyraźnie go wymaga.

QuickBooks Online to odrębna usługa i nie otwiera bezpośrednio lokalnego pliku QBW. Jeśli dane zostały przeniesione do QuickBooks Online, wyeksportuj wymagane raporty lub listy z tej usługi, zamiast traktować plik QBW jako plik importu QuickBooks Online.

Konwertery online i ograniczenia zgodności

Ogólne usługi konwersji online zazwyczaj nie analizują plików firm QuickBooks w celu utworzenia kompletnych i wiarygodnych danych CSV. Usługa, która akceptuje dane rozszerzenie, może jedynie zmienić nazwę pliku, odrzucić go lub wyodrębnić nieużyteczną zawartość. Przesłanie pliku firmy może również ujawnić informacje dotyczące płac, podatków, bankowości i klientów. Korzystaj z QuickBooks Desktop lokalnie albo poproś właściciela firmy lub księgowego o utworzenie eksportu.

Przed zaimportowaniem pliku CSV porównaj jego sumy z oryginalnym raportem QuickBooks i potwierdź wymaganą przez miejsce docelowe kolejność kolumn, format daty, separator dziesiętny, kodowanie oraz sposób traktowania uznań. Zachowaj oryginalny plik QBW i dziennik eksportu; CSV jest pochodnym plikiem wymiany, a nie zamiennikiem pliku firmy QuickBooks ani jego historii audytu księgowego.