Konwertuj OFX na XLS

Banki często udostępniają pobieranie transakcji w formacie OFX, podczas gdy starsze systemy księgowe i szablony arkuszy kalkulacyjnych mogą obsługiwać wyłącznie XLS. Konwersja danych tworzy edytowalne wiersze umożliwiające sortowanie, obliczenia, tworzenie raportów lub import do oprogramowania, które nie potrafi odczytać OFX.

Czym jest OFX

OFX (Open Financial Exchange) to ustrukturyzowany format służący do przesyłania danych dotyczących kont, sald, wyciągów i transakcji między instytucjami finansowymi a oprogramowaniem do zarządzania finansami osobistymi. Banki powszechnie używają formatu .ofx; .qfx to powiązany wariant używany przez niektóre instytucje i aplikacje finansowe. Plik OFX może zawierać daty, odbiorców płatności, notatki, kwoty, typy transakcji, identyfikatory kont, salda oraz identyfikatory transakcji nadane przez bank. Nie jest arkuszem kalkulacyjnym i nie definiuje kolumn arkusza, formatowania, formuł ani wykresów.

Aplikacje takie jak GnuCash, Quicken, Moneydance i inne programy księgowe mogą importować OFX, choć obsługa QFX i poszczególnych wariantów bankowych jest różna.

Czym jest XLS

XLS to starszy binarny format skoroszytu programu Excel, zgodny z Microsoft Excel, LibreOffice Calc oraz wieloma starszymi systemami księgowymi. Obsługuje formuły, filtry, wykresy i wiele arkuszy, ale każdy arkusz jest ograniczony do 65 536 wierszy i 256 kolumn. Użyj XLSX zamiast tego formatu, jeśli program docelowy go akceptuje; XLS jest wymagany głównie przez starsze oprogramowanie.

Konwersja za pomocą GnuCash i Excel lub Calc

1. Zainstaluj GnuCash ze strony gnucash.org, utwórz lub otwórz księgę i wykonaj kopię zapasową oryginalnego pliku .ofx.
2. Użyj polecenia File → Import → Import OFX/QFX, wybierz plik i przypisz jego transakcje do właściwego konta GnuCash. Przed zakończeniem importu sprawdź wykryte konto i dopasowanie transakcji.
3. Otwórz rejestr konta i użyj polecenia eksportu, aby utworzyć plik CSV. Wybierz pola transakcji potrzebne w arkuszu kalkulacyjnym, takie jak data, opis, notatka, kwota, typ transakcji, saldo i identyfikator transakcji. Nazwy menu GnuCash różnią się w zależności od wersji; raport konta lub transakcji również można wyeksportować jako CSV.
4. Otwórz plik CSV w Excel lub LibreOffice Calc. Ustaw właściwy separator i kodowanie znaków oraz określ ustawienia dat, separatora dziesiętnego i separatora tysięcy odpowiednie dla lokalizacji banku. Zaimportuj numery kont i identyfikatory transakcji jako tekst, jeśli trzeba zachować zera wiodące.
5. W Excel wybierz File → Save As i wybierz Excel 97-2003 Workbook (*.xls). W Calc wybierz File → Save As i wybierz Excel 97-2003 (*.xls). Zaakceptuj ostrzeżenie dotyczące zgodności i sprawdź zapisany skoroszyt.

Ta metoda analizuje pola finansowe przed utworzeniem arkusza kalkulacyjnego. Bezpośrednie otwarcie pliku OFX jako tekstu rozdzielanego separatorami może nieprawidłowo łączyć pola, ponieważ OFX jest danymi strukturalnymi, a nie zwykłą tabelą.

Automatyzacja powtarzających się konwersji

W przypadku przetwarzania wsadowego użyj parsera OFX obsługującego zarówno starsze pliki w stylu SGML, jak i OFX oparte na XML, wyodrębnij wymagane pola transakcji i zapisz je w formacie CSV lub XLSX. Jeśli wymagany jest starszy format XLS, przekonwertuj wynikowy plik XLSX za pomocą LibreOffice; na przykład lokalnie zainstalowana konwersja z wiersza poleceń LibreOffice może używać polecenia soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Biblioteki parserów i opcje wiersza poleceń zmieniają się z czasem, dlatego przed użyciem danych do celów księgowych sprawdź wynik na podstawie wyciągu bankowego. Nie zakładaj, że ogólny parser XML poprawnie przetworzy każdy plik OFX pobrany z banku.

Korzystanie z konwertera online

Usługi takie jak CloudConvert, Convertio i Zamzar mogą oferować konwersję OFX do XLS, ale obsługiwane formaty wejściowe i wyjściowe mogą się zmieniać; przed przesłaniem pliku sprawdź, czy usługa obecnie wymienia oba formaty. Konwersja online wysyła plik, który może zawierać nazwiska, numery kont, salda i pełną historię transakcji, do zewnętrznego dostawcy. W przypadku poufnych danych użyj lokalnego procesu, chyba że warunki przechowywania, usuwania i przetwarzania danych przez dostawcę są akceptowalne.

Sprawdzanie przekonwertowanego skoroszytu

• Porównaj znaki obciążeń i uznań, liczbę transakcji, salda początkowe i końcowe z oryginalnym wyciągiem. Banki nie stosują identycznych konwencji znaków.
• Sprawdź daty przypadające w pobliżu północy, granic miesięcy i granic lat. Pola strefy czasowej i regionalne ustawienia daty mogą zmienić sposób wyświetlania transakcji przez oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego.
• Upewnij się, że tekst odbiorców płatności, notatki, identyfikatory transakcji i zera wiodące zostały zachowane podczas etapów CSV i XLS. W razie potrzeby przechowuj identyfikatory jako tekst.
• Metadane OFX, pola uzgodnień, status oczekującej transakcji, nagłówki właściwe dla danej instytucji oraz informacje o aktualizacji mogą nie pojawić się w skoroszycie. Plik XLS jest kopią do analizy, a nie zamiennikiem oryginalnego pliku OFX.
• Nie przekraczaj 65 536 wierszy w arkuszu XLS. Podziel eksport według konta lub daty albo zachowaj kopię XLSX w przypadku większej historii.